蘇州市公園路幼兒園文書檔案管理制度
2021年9月修訂
檔案鑒定銷毀制度
1.除永久保存的檔案外，長期和短期案卷到保管期限后，要鑒定銷毀。
2.鑒定到期檔案必須有幼兒園領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能單位負(fù)責(zé)人、檔案管理人員參加，并請上級檔案部門的同志一起鑒定。對今后仍有作用或有史料價(jià)值的材料要繼續(xù)保存。
3．經(jīng)鑒定待銷毀的材料，要登記造冊，編制銷毀清冊（一式兩份），經(jīng)園領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。銷毀時(shí)要防止檔案遺失和泄密，必須有兩位同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷并在銷毀清冊審批表上簽字存檔，檔案銷毀清冊保管期限為二十五年。
4．對不歸檔材料，可連同到期檔案一并銷毀。
文件材料整理歸檔制度
1.凡上級頒發(fā)的教育教學(xué)和行政管理等文件材料，以及反映本單位各種職能活動和歷史面貌不同記載的文字、錄音、錄像具有保存價(jià)值的材料，都必須按不同要求整理歸檔。
2.上級頒發(fā)的教育工作和行政管理文件及本園黨政會議記錄、行政管理文件、學(xué)校日志等歸入文書檔案，暑假中將上年度文書檔案整理結(jié)束。
3.上級頒發(fā)的教學(xué)方面的文件以及本園在教學(xué)過程中形成的各種材料，每年十二月底前將上學(xué)年度教學(xué)檔案整理結(jié)束。
4.教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、職評檔案每年在職評前后分別整理歸檔；聲像檔案、基建檔案在活動結(jié)束和工程竣工后及時(shí)歸檔。
5.上級下發(fā)的文件材料留一份存檔，本園形成的重要材料及照片，可多份存放，留作備用。
6.充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用，根據(jù)材料形成時(shí)間和特點(diǎn)，保質(zhì)保量及時(shí)收集，保證各門類檔案的完整和規(guī)范。
檔案保管制度
1．檔案管理人員必須遵循上級規(guī)定的保密制度。
2．檔案庫房是機(jī)要重地，未經(jīng)允許，非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入。
3．接收以及移出檔案和收發(fā)傳閱文件要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。
4．檔案室應(yīng)保持案卷齊全，每年核對一次，做到帳、卷相符。定期或者不定期對檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取有效措施，保證檔案安全。
5．庫房要堅(jiān)固，要達(dá)到防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施要求，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體污染竄入室內(nèi)。
6．要做好溫濕度記錄，庫房溫度應(yīng)控制在14-24度，相對濕度應(yīng)控制在45-60%之間。底片、錄音帶應(yīng)放入特制的密封盒、照片夾影集里。
7．檔案櫥應(yīng)排列有序，檔案放置全部使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求的案卷格式裝具,對保管的各種門類、載體的檔案，按分類大綱要求科學(xué)排列入柜上架。
8．檔案工作人員的變動，必須先做好各種檔案的清點(diǎn)移交工作，并且辦理好相關(guān)的交接手續(xù)。
9．下班前認(rèn)真檢查門窗，切斷庫房電源，確保檔案安全。
檔案保密制度
1．檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，自覺執(zhí)行《中華人民共和國保密法》以及黨和國家規(guī)定的各項(xiàng)保密制度，依法辦事。
2．檔案人員必須加強(qiáng)自身修養(yǎng)，牢固樹立保密意識，忠于職守，不將檔案帶到公共場所，不將檔案帶回家中，不得與無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
3．對保密檔案或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)利用的檔案不得擅自提供和擴(kuò)大使用范圍，確保檔案資料的政治安全，不發(fā)生檔案資料被竊和失密事故。
4．查閱保密檔案，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，非經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得調(diào)閱。
5．本室檔案一般不得外借，只限在閱檔室查閱，如確需借出室外，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；在查閱中，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)檔案管理人員同意，并由專人負(fù)責(zé)保管，利用者不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)查閱內(nèi)容，以確保檔案安全。
6．外單位查閱本單位檔案，必須持有單位介紹信，否則不予接待。要摘抄或復(fù)制有關(guān)檔案內(nèi)容的，需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，摘抄或復(fù)制內(nèi)容需經(jīng)檔案工作人員審核，有保密內(nèi)容的，利用者必須送所在單位文書處理人員進(jìn)行登記。
7．查找提供檔案一律由檔案人員進(jìn)行，非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入庫房內(nèi)。
8．檔案材料的轉(zhuǎn)遞可按機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞要求辦理。
9．經(jīng)鑒定需銷毀的保密文件資料，必須編造清冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按保密規(guī)定統(tǒng)一組織銷毀。
10．發(fā)生泄密事件，及時(shí)上報(bào)，立即追查，視情節(jié)輕重進(jìn)行處理。
檔案利用制度
1．本單位領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門因工作需要，均可查閱本室的檔案。
2．查閱本部門職能工作的檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱；查閱非本部門職能工作的檔案及單位會議記錄、紀(jì)要（黨組、辦公會議）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3．外單位查閱本單位檔案，需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。
4．檔案一般限在閱檔室使用，確因工作需要借出使用，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一次借出數(shù)量不得超過一卷并在一周內(nèi)歸還。
5．查（借）閱本室檔案，必須履行借閱登記手續(xù)，并及時(shí)向檔案室反饋利用效果。檔案人員應(yīng)做好檔案利用情況的記載和統(tǒng)計(jì)，并在年底匯編利用效果典型事例。
6．閱檔人員必須愛護(hù)檔案，不得私拆、損壞、污染、涂改檔案。
7．閱檔人員不得閱看或摘抄查閱范圍以外的檔案。檔案人員對閱檔人摘抄的材料應(yīng)予以認(rèn)真核對。
8．凡需要復(fù)制、摘抄的檔案，必需加蓋公章，方可生效。
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